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Réunion de bureau du 20/02/2008

 
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Guillaume
Administrateur

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Joined: 15 Feb 2008
Posts: 83
Localisation: Niort

PostPosted: Tue 4 Mar - 19:42 (2008)    Post subject: Réunion de bureau du 20/02/2008 Reply with quote

 
 
 
 
 
Compte-rendu de réunion 

 
 
Date : 20 février 2008
 
 
Personnes présentes
Personnes absentes
-      DELATOUR Guillaume - président        
-      AUDEBERT Flavien - vice président
-      MERRIEN Thomas - trésorier
-      CHAMPEME Fabien - vice trésorier
-      GUICHON Emilie - vice secrétaire
-      PERON Clément - cellule voyage
-      BAUGE Antoine - cellule fêtes et soirées
-      ??? Luigi - cellule communication
-      ??? Julian - cellule sport
-       DUBOIS Coralie – secrétaire (excusée)
-       Chef de cellule poursuite d’études 

 
 
 
§  Cellule voyage


Le chef de la cellule voyage a fait le bilan du voyage au ski (semaine du 02 au 09 février).
 
Points positifs : les opérations (ventes de calendriers, de chocolats…) ont bien marché, le séjour s’est bien passé (avec 3 opérations pédagogiques au programme).
 
Points à améliorer : faible nombre de participants
En effet, l’année dernière les M1 avaient payé trop cher, c’est pour cela que peu d’entre eux sont repartis cette année.
Il y a eu une fluctuation des prix entre ce qui était annoncé et ce qui s’est réellement fait. Cela est du aux désistements et au choix de prendre les voitures et non le bus.
Cette année le voyage a coûté entre 200 et 250€/personne.
 
Pour l’année prochaine :
-          Il n’y aura plus d’opérations pédagogiques car la semaine de ski sera prévue en même temps que la zone de Poitiers,
-          Prévoir une meilleure communication auprès des nouveaux licences et masters pour avoir un nombre important de participants.
 
 

§  Cellule communication


La cellule communication a plein de projets en attente mais peu de monde pour les réaliser (seulement 3 personnes en M2). Donc nécessité de recruter du monde !!!
Recherche active de sponsors (Intersport, McDonald, Léonidas) qui peuvent offrir des cadeaux lors des soirées et lors de la tombola.
2 projets en cours :
-          T-shirt GDR : vendus entre 15 et 25 € suivant ce qu’il y a dessus
-          Bonus GDR : journal sur les sorties, les soirées…
 
Concernant le forum de discussion, il faut s’assurer qu’il soit ouvert. Si ce n’est pas le cas, ce n’est pas grave car l’autre est déjà ouvert.
 
Pour l’année prochaine :
-          Renouveler les membres de la cellule pour l’année prochaine (idéal : 3-4 personnes).
-          Des M1SSISI seraient intéressés pour faire le Bonus GDR → prendre contact avec eux.
-          Trouver des sponsors pour le calendrier : le bureau doit s’en charger mais il faut d’abord régler le problème concernant l’alternance entre le forum et l’annuaire.
 


§  Cellule fêtes et soirées


Le chef de cellule a fait le bilan de la première soirée gérée uniquement par la nouvelle cellule (soirée du 13 février).
 
Points positifs :
-          Beaucoup de monde (GDR, HSE…) du à une bonne communication
-          Bonne ambiance
-          Bénéfices pendant la soirée
 
Points à améliorer :
-          Panne d’alcool au début de la soirée mais problème vite réglé
-          Peu de monde appartenant à la cellule présent lors de la soirée mais cela doit rester exceptionnel ! → À voir en interne dans la cellule
 
La périodicité des soirées est fixée tous les 15 jours environ. Après chaque soirée, un bilan sous forme de rapport est effectué par le chef de cellule.
 
Prochaine soirée : Désintégration des M2 à la salle du port le 06 mars.
 
 
§  Cellule poursuite d’études


Peut-être la rattacher à une autre cellule (anciens) ou au bureau car cela ne prend pas beaucoup de temps.
 
 
§  Cellule anciens


Le chef de la cellule anciens a fait le bilan de l’avancement de l’annuaire : presque toutes les adresses sont à jour, la forme est prête et les demandes de sponsors sont en cours.
L’annuaire des anciens sera présenté lors du conseil de département du 05 mars.
3 solutions pour financer l’annuaire :
-          Soit l’IRIAF paye l’impression papier des annuaires
-          Soit l’annuaire est réalisé sous forme papier une année et sous forme informatique l’année suivante
-          Soit la cellule fait payer les personnes souhaitant un annuaire papier.
 
Revoir la position de la cellule lors de la remise des diplômes pour recueillir les informations.
 
 
§  Cellule sport


Depuis le début de l’année, une cellule running a été créée. Les entraînements se déroulent le mardi et le dimanche. Au programme : running, run and bike et vélo, en fonction du niveau de chaque personne.
Il a été proposé de faire une épreuve avec tous les participants (par exemple course d’orientation ou raid). Si l’épreuve se fait au nom de l’association, possibilité d’avoir des places moins chères et d’être sponsorisé par Intersport.
Nécessité de prendre rendez-vous avec l’assureur pour couvrir toutes les activités.
 
Cellule hand/foot : besoin de recruter des personnes car pas de volontaires pour l’instant.
 
 
§  Mise à jour des coordonnées de l’association à la mairie de Niort et sur Internet.
 
 
§  Déménagement à Noron


Soit en septembre 2008, soit en janvier 2009.
Pas de foyer pour réaliser les soirées.
2 salles disponibles :
-          Salle du port mais pas disponible tous les 15 jours
-          Pavillon des colocs : coût très élevé (800 €/ soirée dont 600 pour le service de sécurité).
 
Nécessité de voir avec les autres associations étudiantes pour effectuer des soirées en commun et ainsi limiter les frais (Soutien de Mme JOHNSON, directrice de l’IUT).
 
 
§  Forum de discussion


Ouvert depuis le 24 février
Faire plus de communication en interne et externe (anciens) pour avoir plus de personnes inscrites.



Réunion clôturée à 19h.


       Merci Emilie
_________________
El PrEsIdEnTe

guillaume.delatour@wanadoo.fr
prevrisk_gdr@yahoo.fr


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